Colaboração na era do aplicativo de conferência

Como garantir que as tecnologias A/V e os espaços de reunião estejam dando suporte adequado à força de trabalho híbrida.

Embora seja difícil imaginar, foi há apenas três ou quatro anos que as reuniões eram realizadas principalmente com todos os participantes pessoalmente, reunidos em torno de uma mesa de conferência na mesma sala. A "discagem" dos participantes acontecia ocasionalmente, mas estava longe de ser a norma.

Avanço rápido para 2023.

Atualmente, em muitos casos, as reuniões consistem em participantes presenciais e remotos, mudando significativamente os requisitos de A/V e instalações para colaboração bem-sucedida e comunicação eficaz. Agora, mais do que nunca, os funcionários precisam contar com a tecnologia e espaços de reunião criativos para garantir que suas vozes e ideias sejam ouvidas e transmitidas de maneira tão eficaz – e igualitária – de longe quanto seriam pessoalmente. Isso não é pouca coisa para os profissionais de instalações de hoje. E, com a crescente pressão para garantir uma experiência positiva e produtiva do funcionário, o tempo é essencial.

Embora muitas instalações possam ter a tecnologia "certa" instalada - de aplicativos UCC a soluções de áudio e vídeo para salas de conferência - a igualdade de reunião vai muito além de suas considerações técnicas. A maneira como os funcionários veem sua oportunidade de envolvimento durante as reuniões pode ter um grande impacto na cultura da empresa, nas relações interpessoais, no envolvimento dos funcionários e na satisfação geral com o trabalho. Essas considerações impactantes não estão sendo discutidas o suficiente e se tornaram uma responsabilidade importante para os profissionais de instalações hoje.

A experiência de reunião híbrida de hoje costuma ser mais difícil para aqueles que participam remotamente devido a uma combinação de fatores: desde a falta de etiqueta em reuniões (por exemplo, silenciar outras pessoas ou realizar várias tarefas ao mesmo tempo) até expectativas pouco claras (como o uso de câmeras ou para onde a reunião deve ser realizada). de), a equipamentos de sala de conferência de baixa qualidade e problemas de som.

Os participantes remotos costumam citar que acham difícil acompanhar a discussão por vários motivos: o microfone estava captando e priorizando o som mais próximo (que pode ter sido uma conversa paralela em oposição a um palestrante influente da reunião); as pessoas estavam sentadas em uma longa mesa de conferência com uma única câmera, tornando difícil ver a pessoa falando; e desigualdades ao tentar participar da conversa e descobrir que não foram ouvidos com tanta clareza ou considerados da mesma forma que os participantes ao vivo.

Então, qual é o problema com tudo isso?

Bem, para começar, quem está falando importa. Se um funcionário não puder acompanhar claramente quem está falando, ele pode ter dificuldade em determinar como priorizar os itens de ação e quem está esperando o quê após a reunião.

Em segundo lugar, essas reuniões podem ser improdutivas. Se todos os que estiverem sentados na mesa real (ou virtual) não puderem ser vistos, ouvidos e acompanharem a discussão, eles provavelmente se desconectarão e poderão até ficar frustrados ou desmotivados. Isso pode afetar diretamente o engajamento e a produtividade dos funcionários.

Em terceiro lugar, se suas contribuições não puderem ser facilmente reconhecidas, isso pode afetar a satisfação no trabalho e o avanço na carreira.

A realidade é que todos ainda estamos aprendendo, e a capacidade de oferecer uma experiência de reunião totalmente perfeita e equitativa pode ser um desafio. Mas, como profissional de instalações, existem etapas importantes que você pode tomar hoje para ajudar a corrigir os obstáculos típicos e demonstrar aos funcionários que suas contribuições são ouvidas e valorizadas, não importa onde eles trabalhem.

Aqui estão três etapas principais para ajudar a obter maior igualdade de reunião para todos os funcionários e ajudar a garantir que sua instalação forneça a tecnologia e atenda aos requisitos de espaço necessários para oferecer melhor suporte ao trabalho híbrido.

O trabalho híbrido veio para ficar e há mais pressão do que nunca para garantir um local de trabalho produtivo e positivo. Reservar um tempo para entender as frustrações dos funcionários e os desafios típicos associados às reuniões será crucial para informar as decisões estratégicas relacionadas às instalações e apoiar o envolvimento dos funcionários, independentemente de onde eles trabalhem. Considerar os requisitos técnicos e de espaço de reunião é essencial para proporcionar uma experiência de reunião mais agradável e igualitária.