Conferência Remota no Pós Pandemia

Por Max Palmer • 14 de maio de 2023

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Esta história apareceu originalmente no Calendário

Continuando a conversa sobre conferências presenciais versus reuniões remotas. Como algumas reuniões são completamente inúteis enquanto outras são tão significativas? Vamos dar uma olhada em como você pode tirar mais proveito dessas reuniões remotas.

Você tem um público cativo ao fazer uma apresentação em uma conferência ao vivo. Em uma reunião virtual, você deve olhar para a câmera e não para a tela. A adaptação a essa mudança pode levar algum tempo. Agora você tem mais pessoas no escritório e mais divididas - você vai querer estar atento, olhando para o seu público ao vivo - do que de volta para a câmera. Se você olhar para a tela, parecerá não se dirigir a ninguém devido ao ângulo da câmera. Se você tem apenas um outro participante que ainda está trabalhando em casa - continue assumindo que o público é a câmera.

Quando se trata de notas, você pode ler uma nota em suas mãos ou na tela do computador. No entanto, tente manter os olhos na câmera sempre que levantar a cabeça. Falar sem anotações e ter a maior parte do seu conteúdo memorizado são requisitos absolutos para o profissionalismo; não deixe que câmeras e anotações desviem sua atenção. Outro hábito desagradável é tocar o rosto enquanto olha para a câmera.

Quando as pessoas usam seus teclados em uma videoconferência para fazer anotações ou realizar outras tarefas, isso não parece bom. Para gerar mais ideias durante as reuniões, é melhor que todos prestem muita atenção e estejam psicologicamente presentes. Um desafio pode ser o seu teclado. Outros membros da equipe podem ficar irritados com seus dedos tocando no teclado. Um dos conceitos fundamentais para as reuniões é usar menos o teclado. Sempre que necessário, use um teclado silencioso ao fazer anotações ou atas em uma reunião — e digite apenas se for absolutamente necessário.

Melhor ainda, durante uma conversa por vídeo, grave a reunião e envie as anotações posteriormente. Você pode gravar uma tela de videoconferência usando qualquer programa de conferência virtual de ponta. Certifique-se de pedir permissão com antecedência, pois o anfitrião de uma videoconferência extremamente privada pode proibir a gravação.

Você pode acreditar que, como não pode ver os outros jogadores, seus movimentos não têm sentido. No entanto, é crucial manter todos os movimentos do corpo no mínimo. Vários significados podem ser transmitidos de forma não verbal. É importante mover o mínimo possível do corpo. Outros jogadores ficarão irritados e distraídos se você balançar de um lado para o outro. Não. Um sinal semelhante de desconforto ou cansaço durante as reuniões é mudar de posição com frequência.

Isso não é apenas para os anfitriões da reunião. Em qualquer conferência, os intervalos devem ser reduzidos ao mínimo, mas ainda fornecer tempo suficiente para uma pausa relaxante. No entanto, se você estiver conduzindo uma conferência prolongada, é essencial fazer uma longa pausa e fornecer comida. Uma reunião ao vivo ou virtual de cinco horas sem intervalos não seria agradável. Seus participantes apreciarão a oportunidade de usar o banheiro, comer, relaxar ou simplesmente deixar o evento por um tempo. Tenha em mente que o exercício melhora o bem-estar cognitivo.

Mas que hora do dia é ideal para uma pausa na conferência? A duração das reuniões e intervalos deve ser considerada ao criar o cronograma da conferência. Uma reunião deve durar 52 minutos com intervalo de 17 minutos, conforme a Regra 52 e 17. Assim, aumenta-se a produtividade dos participantes. Você pode mudar o tempo. Uma reunião pode ser agendada para 50 minutos com um intervalo de 20 minutos, perfazendo um total de 70 minutos. Essas são as regras - mas em nossa empresa - temos a maioria de nossas reuniões em 30 minutos sem intervalos, o que funciona bem para nós.

Não coma na frente da câmera. Evitar comer perto de um computador é uma das regras de uso do computador para evitar que migalhas fiquem alojadas entre as teclas. Comer durante uma conferência, seja ela virtual ou não, pode ser visto como falta de profissionalismo. Tente se comportar como se estivesse se encontrando pessoalmente. Especialmente em uma pequena conferência, comer pode ser uma grande distração.